11 de diciembre de 2021

Introducción a la automatización robótica de procesos (RPA)

Robotic Process Automation
Con un número creciente de empresas que tratan de optimizar sus estrategias de transformación digital, se ha producido un aumento en la adopción del sistema RPA (Robotic Process Automation) para automatizar los procesos administrativos. Esto ha llevado a un crecimiento exponencial en el mercado global de RPA que ya estaba valorado en $1.4B en 2019 y se espera que alcance los $11B en 2027.


La pandemia de COVID-19 ha llevado a muchas empresas a adoptar tecnologías de computación en la nube y trabajo remoto. Además, los equipos de TI se han visto presionados para reducir la carga de trabajo y los costos operativos.

Una encuesta reciente reveló que las empresas están aumentando el uso de RPA aproximadamente un 5% para:

- reducir los costos extraordinarios al automatizar las tareas operativas y de back office, como los procesos de TI basados en reglas, las actualizaciones del sistema o la incorporación de nuevas contrataciones.

- apoyar a la fuerza de trabajo remota, por ejemplo, automatizando la recopilación de datos de múltiples fuentes para la generación de informes.


RPA


¿Qué es la automatización robótica de procesos?


Es una tecnología que imita e integra las interacciones de los usuarios humanos con las aplicaciones o sistemas informáticos, automatizando los procesos de trabajo de la misma manera que lo haría un usuario.

Estos robots son entrenados para seguir unas instrucciones específicas y ejecutar ciertas tareas, tareas como por ejemplo cuando un usuario tiene que acceder a un correo electrónico o a un directorio compartido y extraer 'x' ficheros para realizar ciertas modificaciones o verificaciones dentro de estos ficheros.

Una vez finalizadas estas tareas, tiene que compartir estos ficheros a través de una plataforma web o un repositorio común.
El robot podría hacer estas mismas tareas del mismo modo que las gestiona un usuario humano.

¿Qué ventajas tiene el uso de RPA?


Son numerosas las ventajas del rpa, destacando la agilidad operacional puesto que un robot es cinco veces más rápido que una persona.

Son herramientas que monitorizan la ejecución completa del robot, por lo tanto desde el punto de vista de auditoría, son herramientas bastante seguras.

Se trata de herramientas no invasivas ya que interactúan con la interfaz permitiendo atacar a la mayoría de las aplicaciones.

Tambien son herramientas muy escalables, muy precisas y que trabajan de forma continua (24x7 los 365 días del año) por lo que van a estar siempre disponibles.

Por otro lado permiten que las personas se enfoquen en el talento ya que el objetivo es aportar valor en las empresas y no realizar tareas repetitivas que no generen ningún tipo de valor añadido.

Además, son herramientas con un ROI muy elevado ya que existe una rápida recuperación de la inversión con perídos de payback inferiores a un año.

¿Qué tipos de procesos son candidatos a ser robotizados o automatizados?


Siempre se busca un patrón con una serie de características como por ejemplo que los procesos sean estándar, es decir, que no tengan ambiguedad y que estén procedimentados.

También es necesario que estos procesos estén basados en reglas ya que tenemos que entrenar al robot y decirle cuales son los pasos que tienen que seguir para ejecutar estas tareas.

Tienen que ser procesos con datos electrónicos cuyo formato siempre sea digital. Procesos en los que el tiempo de ejecución sea mejorable, procesos repetitivos, procesos desarrollados en sistemas estables y procesos que ya sean maduros, estén en funcionamiento y bien definidos.

En RR.HH. podrían ocuparse de:

  • verificación del historial del empleado
  • gestión de viajes y gastos
  • gestión de asistencia
  • gestión de nóminas
  • gestionar los datos de los empleados
  • añadir datos para revisiones de desempeño
  • gestionar la baja de los empleados

En el departamento financiero:

  • automatización de nóminas
  • preparar informes financieros
  • mantenimiento de registros

En el departamento de TI:

  • descargar software con licencia
  • instalar y actualizar software disponible en servidores preasignados y máquinas de usuarios
  • monitorizar y guardar datos de rendimiento de un servidor
  • automatizar notificaciones de problemas en un servidor o tiempos de inactividad
  • automatizar copias de seguridad
  • sincronizar, eliminar y vaciar carpetas




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